Crear un contacto
Los contactos permiten registrar clientes, empresas o personas relacionadas comercialmente con tu organización.
Los contactos pueden utilizarse para:
- Facturación
- Cotizaciones
- Ventas
- Cuentas por cobrar
- Facturación electrónica
- Reportes comerciales
Antes de comenzar
Asegúrate de tener:
- Permisos para gestionar contactos
- Configuración básica de la empresa
- Impuestos configurados
- Métodos de pago configurados
Paso 1 — Ir a contactos
Desde el panel principal:
Clientes → Contactos
Paso 2 — Crear nuevo contacto
Haz clic en:
Nuevo contacto
Paso 3 — Seleccionar tipo de contacto
Selecciona el tipo correspondiente.
Opciones comunes:
- Persona natural
- Empresa
- Cliente ocasional
- Cliente recurrente
Paso 4 — Completar información básica
Ingresa la información principal del contacto.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del cliente |
| Documento | NIT, cédula u otro identificador |
| Teléfono | Número de contacto |
| Correo electrónico | |
| Dirección | Dirección principal |
| Ciudad | Ubicación |
| Estado | Activo o inactivo |
Paso 5 — Configurar información comercial
Opcionalmente puedes configurar:
- Lista de precios
- Cupo de crédito
- Vendedor asignado
- Condiciones de pago
- Impuestos
- Retenciones
Paso 6 — Configurar información fiscal
Si el contacto será utilizado para facturación electrónica, verifica:
- NIT correcto
- Razón social
- Responsabilidades fiscales
- Correo electrónico válido
- Dirección fiscal
Paso 7 — Guardar contacto
Haz clic en:
Guardar
Una vez creado, el contacto podrá utilizarse en:
- Facturas
- Cotizaciones
- Anticipos
- Notas crédito
- POS
Resultado esperado
Al finalizar:
- El contacto estará disponible para operaciones comerciales
- Podrá utilizarse en ventas y facturación
- Se registrará en reportes y procesos administrativos
Buenas prácticas
Mantén información actualizada
Verifica periódicamente:
- Teléfonos
- Correos
- Dirección
- Información fiscal
Usa categorías de clientes
Esto mejora:
- Segmentación
- Reportes
- Automatizaciones
- Análisis comerciales
Configura cupos de crédito correctamente
Especialmente para clientes recurrentes o mayoristas.
Casos comunes
Cliente ocasional
Utilizado para ventas rápidas o POS.
Cliente corporativo
Incluye:
- NIT
- Razón social
- Condiciones comerciales
- Facturación electrónica
Cliente crédito
Genera cuentas por cobrar y control de cartera.
Relación con otros procesos
Los contactos interactúan con:
Clientes
↓
Ventas
↓
Facturación
↓
Contabilidad
Solución de problemas
Documento duplicado
Verifica que el cliente no exista previamente.
Error de facturación electrónica
Confirma:
- Información fiscal válida
- NIT correcto
- Correo electrónico configurado
El contacto no aparece en ventas
Revisa:
- Estado activo
- Permisos del usuario
- Tipo de contacto
Próximos pasos
Te recomendamos continuar con:
- Crear una factura
- Configurar cuentas por cobrar
- Configurar listas de precios
- Gestionar prospectos
- Configurar facturación electrónica